Avant le démarrage d’une mission, il est obligatoire de procéder à une déclaration auprès de l’URSSAF. Cela permet de signaler l’arrivée d’un salarié aux différents organismes de protection salariale et patronale.
5 informations importantes sur la DPAE
- Elle doit être obligatoirement faite avant l’embauche d’un salarié intérimaire
- Elle est effectuée par agence d’intérim
- Elle s’effectue en ligne sur le site de l’URSSAF
- 1 500 euros d’amende en cas de DPAE manquante
- Elle accorde ses droits et devoirs au salarié intérimaire
La définition d’une DPAE
Avant de faire travailler un salarié ou un intérimaire, l’employeur doit entreprendre des démarches administratives légales. De quoi s’agit-il ? Sont-elles vraiment obligatoire ? Quels sont les risques en cas de retard de DPAE ? Toutes les réponses à vos questions avec votre agence en ligne et humaine.
Anciennement appelée « Déclaration unique d’embauche » (DUE) cette déclaration est « une mesure de simplification des obligations déclaratives de l’employeur. » Elle a pour but de lutter contre le travail dissimulé en obligeant les employeurs à déclarer l’embauche d’un salarié ou d’un intérimaire. Grâce à ce document légal, chaque partie est protégée en cas de problème ou de contrôle administratif.
Pourquoi confier la déclaration préalable à l’embauche de vos intérimaires à l’agence ?
Vous souhaitez embaucher un ou plusieurs intérimaires ? Vous n’avez pas le temps de chercher un candidat et de gérer l’administratif ? Faites confiance à votre agence en ligne !
Nos professionnels de la gestion de contrat d’intérim se chargent de toutes les démarches, à commencer par la déclaration auprès de l’URSSAF. De votre côté, vous n’avez rien à faire ! Nous devenons l’employeur de votre intérimaire et gérons tous les documents relatifs à son embauche (contrat de mission, relevé d’heures, bulletin de salaire, attestation Pôle emploi). Quant à vous, vous pouvez consulter votre contrat de mise à disposition et vos factures sur un espace dédié en ligne.
Les avantages de la déclaration en ligne
Pour gagner du temps et répondre à une obligation légale, les déclarations sont réalisées en ligne, sur le site officiel de l’URSSAF. En quelques minutes, cinq actions sont réalisées :
- l’immatriculation de l’intérimaire auprès de sa caisse primaire d’assurance maladie ;
- l’affiliation en qualité d’employeur auprès du régime d’assurance chômage ;
- la demande d’adhésion à un service de santé au travail ;
- la demande d’examen médical d’embauche pour l’intérimaire ;
- vous contribuez au pré-établissement de la liste des salariés embauchés qui servira à la déclaration annuelle des données sociales (DADS).
Dans quels cas la DPAE est-elle obligatoire ?
En tant qu’employeur, dès l’instant que vous embauchez une nouvelle personne, quels que soient le type de contrat de travail (CDI, CDD, intérim…) et sa durée, vous devez déclarer son arrivée auprès de l’URSSAF dont dépend votre société. Cette obligation concerne tous les secteurs d’activité et toutes les formes juridiques d’entreprise, sans exception. Seuls les stagiaires, bénévoles et volontaires en service civique sont exonérés de déclaration préalable à l’embauche.
Qui doit réaliser la déclaration en intérim ou en CDD, et sous quel délai ?
La DPAE doit être faite par l’employeur, en respectant un délai de 8 jours avant l’embauche d’un salarié, et jusqu’à une heure avant la prise de poste. Dans les grandes entreprises, le service dédié au recrutement et aux Ressources Humaines se charge de cette mission obligatoire. Si vous êtes dirigeant d’une TPE ou d’une PME, cette étape peut être confiée à votre comptable ou à une agence en ligne experte dans la gestion de contrat d’intérim.
Quelles sont les informations à faire figurer ?
Les éléments obligatoires à renseigner sont les suivants :
- la dénomination sociale de l’entreprise,
- le code Naf,
- le n° siret et l’adresse de l’établissement,
- le service de santé au travail dont dépend l’employeur,
- l’identité et le n° de Sécurité sociale du salarié,
- la date et l’heure d’embauche,
- les informations relatives au contrat de travail (lieu de mission).
La déclaration peut s’effectuer par téléphone, par fax ou par lettre recommandée avec avis de réception. Un employeur peut également se déplacer dans les locaux de l’organisme de protection sociale s’il le souhaite. En optant pour la dématérialisation, vous simplifiez et accélérez considérablement les démarches tout en bénéficiant d’un service fiable et rapide.
Quel est l’intérêt pour les employeurs ?
Si la déclaration préalable à l’embauche permet d’ouvrir les droits sociaux au salarié, elle est également essentielle pour le dirigeant d’une société, quelle que soit sa taille.
Elle vous protège en cas d’accident du travail dont votre salarié est victime. De plus, vous bénéficiez de tous les droits à exonération et vous évitez toutes sanctions pouvant être appliquées en cas de travail non déclaré auprès des différents organismes de contrôle. Enfin, c’est une preuve sur laquelle figure la date réelle de l’embauche de votre collaborateur.
Combien ça coûte ?
La démarche en elle-même est gratuite. Il suffit de vous créer un compte sur le site de l’URSSAF et de suivre les différentes étapes expliquées. Cette formalité obligatoire vous est facturée lorsque vous la confiez à un professionnel externe comme votre comptable ou votre agence d’emploi. Dans le cadre d’un contrat d’intérim, seule l’agence en ligne est autorisée à réaliser la DPAE.
Quelles sanctions en cas d’absence de déclaration auprès de l’URSSAF ?
Plusieurs sanctions sont encourues par un employeur en cas de déclaration non effectuée auprès de l’URSSAF. Voici ce à quoi vous vous exposez en ne respectant pas l’obligation :
- Sanctions civiles : régularisation par l’Urssaf des cotisations de Sécurité sociale éludées,
- Sanctions administratives : pénalité égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti,
- Sanctions pénales : l’absence intentionnelle de déclaration constitue un délit de travail dissimulé par dissimulation d’emploi salarié.
Attention, vous pouvez également être condamné à des amendes allant de 45 000 à 225 000 € et trois ans d’emprisonnement.
