Le coût d’un recrutement ne se limite pas à la rémunération du salarié et au paiement des charges patronales. Pour l’appréhender dans sa globalité, il convient d’estimer l’ensemble des frais indirects à prévoir tout au long de l’exécution du contrat, à commencer par les charges administratives.
Nombreuses et parfois complexes, une simple erreur ou un oubli peut vous coûter cher. Bonne nouvelle : avec l’intérim, vous pouvez facilement économiser sur votre budget RH et gagner un temps précieux.
Embauche en CDI et CDD : le poids des charges administratives
Une fois la fiche de poste rédigée et la rémunération définie, vous voilà prêt à partir en quête du candidat idéal. Mais êtes-vous sûr d’avoir évalué le coût du recrutement dans sa totalité ? Qu’il s’agisse d’une embauche en CDD ou en CDI, certaines formalités administratives sont en effet à anticiper :
- La réalisation de la Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) ;
- La rédaction du contrat de travail ;
- L’organisation de la visite médicale ;
- L’émission des bulletins de paie ;
- La gestion des absences (congés payés, arrêts maladie…).
Prises une par une, ces tâches peuvent sembler dérisoires au premier abord. Le cumul de ces charges administratives représente pourtant un coût non négligeable, tant financier qu’en termes de temps dédié.
La DPAE et les déclarations fiscales et sociales
Obligatoire avant toute prise de poste et quel que soit le type de contrat, la DPAE a pour but de déclarer le futur salarié auprès des différents organismes de protection sociale (immatriculation auprès de la Sécurité sociale, affiliation au régime d’assurance chômage, etc.). En cas de non-respect, les sanctions prévues peuvent être particulièrement lourdes :
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- régularisation par l’URSSAF des cotisations sociales non versées, majorées de 5 % pour retard de paiement ;
- pénalité financière correspondant à 300 fois le taux horaire du minimum garanti ;
- éventuelles sanctions pénales (amende, peine de prison ou placement sous surveillance judiciaire) si l’absence de DPAE s’apparente à un délit de travail dissimulé.
Notez également que l’embauche d’un salarié étranger doit s’accompagner d’une vérification préalable de son autorisation de travail. En cas de manquement, vous vous exposez à une amende administrative pouvant atteindre 20750 €.
L’établissement du contrat de travail
Si un contrat de travail écrit n’est pas obligatoire dans le cas d’un CDI (mais fortement recommandé !), il l’est pour un CDD. En plus de devoir comporter un certain nombre de mentions légales définies par le Code du Travail, le document doit être remis au salarié dans un délai de 2 jours suivant l’embauche effective. Un oubli ou un retard donne droit au salarié à une indemnité, égale à un mois de salaire maximum.
Les petites entreprises n’ont souvent qu’un choix limité : rédiger elles-mêmes le contrat (au risque de perdre un temps précieux ou de commettre certaines erreurs) ou recourir à un expert-comptable, service qui représente une charge financière supplémentaire.
L’organisation de la visite médicale
La visite d’information et de prévention (VIP) doit obligatoirement être réalisée dans les 3 mois suivant la prise de fonction, voire avant celle-ci dans certains cas (salarié de moins de 18 ans ou travailleur de nuit par exemple). Le manquement à cette obligation expose l’employeur à une amende de 1500 €.
L’édition des bulletins de paie
Que vous ayez recours à un logiciel de paie ou que vous déléguiez chaque mois cette tâche à un comptable, l’émission des bulletins de salaire représente un coût financier évident pour votre entreprise. N’oubliez pas qu’un simple oubli peut avoir de fâcheuses conséquences : le salarié a la possibilité de saisir le conseil des prud’hommes, ce qui peut vous exposer à une amende de 450 € par fiche de paie non remise. Vous pouvez également être condamné à verser des dommages et intérêts.
La liste des charges administratives à anticiper ne s’arrête pas là. Gestion des absences, des congés payés, des arrêts maladie, déclaration des charges patronales et salariales, édition des documents de fin de contrat… Une embauche en CDI ou en CDD implique bien plus d’investissements et de coûts cachés qu’on ne le pense. C’est encore plus vrai en cas de recrutement « raté ». Heureusement, l’intérim peut vous aider à économiser efficacement sur votre budget RH et à garder l’esprit tranquille lors de vos recrutements.
L’intérim, une solution efficace pour gagner du temps et réduire votre budget RH
Lorsque vous faites appel à un intérimaire, vous n’êtes pas son employeur, et cela change tout ! La gestion des absences ou l’émission des bulletins de paie ne sont pas de votre responsabilité, mais incombent à l’agence d’intérim. Idem pour la déclaration et le paiement des charges patronales. En cas d’imprévus ou de difficultés avec le salarié, votre rôle se limite à nous en informer : nous nous occupons de toutes les démarches auprès de l’URSSAF ou de la CPAM.
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